Ochrana osobních údajů

Hinweis zum Datenschutz
 Über „iWhistle“ können Mitarbeiter, Kunden oder Geschäftspartner der Muster GmbH sowohl Verstöße gegen Compliance-Bestimmungen, wie insbesondere dem Kartell- oder Korruptionsrecht (Meldeweg „Compliance“), als auch bestimmte Verstöße gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen (Meldeweg „Datenschutz“) oder gegen Menschenrechte (Meldeweg „Menschenrechte“) melden.
 

Die drei Systeme zur Abgabe von Meldungen sind strikt getrennt. Der Meldeweg „Compliance“ wird von der Corporate Compliance Abteilung der Muster GmbH betrieben und auch nur Mitarbeiter dieser Abteilung haben Zugriff auf die Meldungen. Der Meldeweg „Datenschutz“ wird von der Datenschutzabteilung der Muster GmbH zur Verfügung gestellt und auf die hierüber eingehenden Meldungen hat auch nur diese Abteilung Zugriff. Der Meldeweg „Menschenrechte“ wird von der Menschenrechtsabteilung der Muster GmbH betrieben und es hat ausschließlich Mitarbeiter dieser Abteilung Zugriff auf diesen Meldeweg. Ein Austausch von Informationen zwischen den Abteilungen findet nur statt, wenn dies zur Bearbeitung eines konkreten Falles ausnahmsweise erforderlich wäre.

Die Infrastruktur des Systems einschließlich Webseiten und Datenbank wird vom Dienstleister iComply GmbH, mit Sitz in 55116 Mainz, Große Langgasse 1A betrieben. Die iComply GmbH ist vertraglich zu strikter Vertraulichkeit und zur Einhaltung sämtlicher datenschutzrechtlicher Anforderungen verpflichtet.

Welche personenbezogenen Daten und Informationen werden erhoben und verarbeitet?
Bei der Meldung von Verstößen über „iWhistle" werden personenbezogene Daten: 

• desjenigen, der eine Meldung abgibt (z.B. Name, Kontaktdaten) (optional/freiwillig!) und
• der von einem Vorfall betroffenen Personen (z.B. Beschreibung der Handlungen betroffener Personen)

 die in das jeweilige Meldeformular eingetragen oder über das geschützte Postfach übermittelt werden, erhoben und verarbeitet. Die Daten werden von der zuständigen Abteilung verarbeitet, um die gemeldeten Vorfälle zu prüfen, Untersuchungen einzuleiten, durchzuführen und soweit erforderlich Abhilfemaßnahmen zu treffen. 

 Im Rahmen der Prüfungen, Untersuchungen und zu treffenden Abhilfemaßnahmen kann es erforderlich sein, Informationen zu einem gemeldeten Vorfall an Mitarbeiter anderer Abteilungen wie der Rechtsabteilung oder an das Management der Muster GmbH, anderer Muster Unternehmen, an externe Berater (z.B. juristische Berater) oder an die zuständigen Behörden zu übermitteln. Auch sind wir unter Umständen verpflichtet, einen gemeldeten Vorfall den zuständigen Behörden und den betroffenen Personen zu melden.

Wie lange werden die personenbezogenen Daten gespeichert?

Die von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten und Informationen werden so lange aufbewahrt, wie deren Kenntnis für die Bearbeitung der Meldung und gegebenenfalls für die Einleitung von Sanktionen erforderlich ist oder die Daten von Gesetzes wegen aufbewahrt werden müssen. Sollte sich eine Meldung als unbegründet erweisen, wird die Meldung mitsamt darin enthaltener personenbezogener Daten unverzüglich gelöscht.